Одним из ключевых принципов метода GTD является фиксирование информации сразу после того, как она поступает в мозг. При необходимости в качестве дополнительного контекста можно добавлять документы, информацию об участниках проекта, сроки выполнения и ключевые сведения. Чтобы не хранить эту информацию в разных местах, метод GTD помогает собирать и систематизировать её в одном инструменте, таком как инструмент управления работой. Само собой, мы полагаем, что лучше всего для этого подходит Asana.
Например, «Позвонить маме» на самом деле можно записать как «Позвонить маме, обсудить ужин для дня рождения». Один из ключевых принципов GTD – перемещать задачи из головы во внешнюю систему, как только они появились. Todoist синхронизируется между несколькими платформами – компьютер, телефон, браузер, Email, умные часы, домашний ассистент – что позволяет вам добавлять задачи где и когда угодно.
Организация — это важная часть метода GTD, но выбор конкретной организационной системы зависит только от вас. В Asana все назначаемые вам задачи автоматически попадают в раздел «Мои задачи». Там отображается вся работа, которую вам предстоит выполнить.
Плюсы И Минусы Метода Gtd
Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital. Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет. Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом.
Если же вы работаете в команде, можно попробовать платформу управления работой, чтобы не только фиксировать и отслеживать собственную работу, но также организовывать работу коллектива и управлять ею. Метод GTD предполагает, что вместо того, gtd это чтобы уповать только лишь на свой мозг, лучше хранить все рабочие данные во внешнем организованном источнике достоверной информации. Таким образом, вы всегда будете знать, что нужно делать дальше, не опасаясь, что работа выбьется из колеи.
Просто кликните правой кнопкой мыши по фильтру, метке или проекту и нажмите «Добавить в избранное». Чтобы ваша система GTD работала, нужно выработать привычку добавлять к каждой задаче правильные метки. Можно обозначить и другие проявления контекста, которые помогут вам быстро отсортировать задачи согласно текущему положению вещей.
Важно продумать это заранее, создав такую последовательность действий, которую можно будет выполнить без возвращения к планированию. Аллен утверждает, что «система напоминания» нашего разума неэффективна и редко напоминает нам о том, что мы должны и можем сделать в данный момент и в данном месте. Поскольку GTD основано на ведении дополнительных записей, его можно рассматривать как реализацию научных теорий distributed cognition (распределенное познание) и extended mind (расширенный разум). Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам. Примерами группирования аналогичных задач является составление списка необходимых телефонных звонков или списка поручений, которые нужно выполнить в Центре. Правила формирования контекстных списков могут быть определены наличием инструмента или присутствием персоны\группы, с которыми нужно что-то обсудить или ознакомить.
Есть возможность подключения к спискам заданий других пользователей данного сервиса. В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.
Asana позволяет реализовать метод GTD, организуя всю работу и снижая умственное напряжение, чтобы вы могли своевременно выполнять действительно важные задачи. Во-первых, он помогает структурировать все ваши задачи и проекты, что позволяет легко отслеживать прогресс и не забывать о важных делах. Во-вторых, GTD позволяет сосредоточиться на выполнении задач в настоящий момент времени, устраняя стресс и беспокойство о задачах в будущем. Кроме того, данный метод помогает принимать осознанные решения и позволяет освободить место в голове для творческой работы и развития. Постоянно обновляйте список задач и отмечайте завершенные дела. Используйте техники управления временем, такие как техника помидора или метод Помодоро, чтобы более эффективно использовать время и сосредоточиться на каждой задаче.
Например, задачи, связанные с телефонными звонками, могут быть сгруппированы в контекст «Телефон». Это позволяет более эффективно планировать свои действия и выполнение задач. Первым шагом ГТД является сбор всех задач и обязанностей, которые у вас есть. Создайте список, на котором будут перечислены все ваши дела, включая как проекты, так и мелкие задачи. Эти принципы GTD помогают организовать задачи и проекты любого масштаба. Они позволяют иметь контроль над своим временем и энергией, чтобы быть более продуктивным и достигать своих целей.
Обработка Задач
Для обработки всей информации, собранной на начальном этапе, был разработан практичный алгоритм — дерево решений. Дэвид Аллен описывает это как “режим постоянного сканирования”. Представьте, что вы беспрерывно вглядываетесь в горизонт, ожидая тревожного сигнала или новой проблемы, которую придется решать. Это состояние постоянного ожидания может вызвать чувство тревоги. Присоединяйтесь к миллионам людей, которые организуют жизнь и работу с помощью Todoist. Синхронизируйте Todoist и Google Календарь, чтобы события календаря отображались в Todoist как задачи, а задачи Todoist со сроком попадали в Google Календарь в виде событий.
Например, на работе можно держать на виду рабочие проекты, скрывая личные, и наоборот. Дело в том, что при всём эволюционном превосходстве человека, как вида, наши возможности довольно ограничены. И одно из самых серьёзных — пропускная способность нашего мозга. Нам кажется, что мы все такие умные-разумные, можем делать кучу всего одновременно, решать задачи параллельно, обрабатывать огромные массивы информации, но это не так.
Организовать Результат
Запланируйте еженедельный обзор на каждую неделю, указав в поле задачи повторяющуюся дату. Просто введите ее своими словами, например «каждое воскресенье в 5». При сохранении задачи Todoist автоматически распознает срок и запланирует ее соответственно. Дэвид Аллен называет еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый обзор системы гарантирует, что вы не просто выполняете задачи, а выполняете нужные задачи. Все задачи из всех ваших проектов, для выполнения которых нужно чего-то дождаться.
Следуя этим шагам, вы сможете начать использовать метод Getting Things Done и эффективно управлять своим временем и задачами. Пять этапов метода приведения дел в порядок настраивают вас на успех. Затем, когда вся работа будет организована по методу GTD, можно будет смело приступать к её выполнению.
- Очень важно сформировать общий список всех проблем, которые заботят Вас в данный конкретный момент.
- В одной из предыдущих статей мы проводили аналогию между мозгом и компьютером — и там, и там есть что-то типа оперативной памяти, которая решает большинство повседневных задач.
- В действительности списки дел на бумаге плохо организованы, в них могут быть ошибки, их легко потерять, и они малоэффективны.
- Чтобы система GTD работала, перестаньте хранить информацию в голове.
- Методология GTD помогает не только планировать дела, но и доводить их до конца.
Суть метода состоит в том, чтобы упорядочить все задачи, проекты и идеи, выполняемые в повседневной жизни, и создать систему, которая поможет их эффективно управлять. Основная идея — не держать все в голове, а записывать все задачи и проекты на бумаге или в электронном виде. Это позволит освободить ментальное пространство и сосредоточиться на текущих задачах. Разгрузив свой мозг, можно быстрее справиться с делами из разных сфер жизни. Используя метод GTD, проще управлять задачами в работе и в жизни. Так как вся важная информация будет сосредоточена в одном месте, её будет проще отследить.
Однако они отвлекают умственные ресурсы и по сути своей непродуктивны. Для решения этой проблемы можно преобразовывать все дела в конкретные практические задачи и сразу переносить их в свои проекты. Самый лучший способ фиксировать все элементы из категории «разное» — вместо классической бумажной системы использовать виртуальную. Несомненно, очень приятно вычёркивать завершённые задачи из списка дел на бумаге, но это самый плохой способ вести учёт дел. В действительности списки дел на бумаге плохо организованы, в них могут быть ошибки, их легко потерять, и они малоэффективны. Если работа, которую вы фиксируете, не организована или не задокументирована надлежащим образом, ничего страшного.
В разделе «Мои задачи» можно создавать дополнительные разделы для организации высокоприоритетной работы, которую необходимо выполнить прямо сегодня, на текущей неделе или в долгосрочной перспективе. После сбора и фиксирования всей информации необходимо обеспечить её чёткое представление. На этом этапе вы преобразуете собранную информацию в конкретные задачи, заметки со всеми сведениями и полноценный контекст. https://deveducation.com/ Основываясь на пяти ключевых принципах — сбор, обработка, организация, просмотр и действие — GTD предлагает структурированный и гибкий подход к управлению вашим временем. На этом этапе с лихвой окупится время, потраченное на уточнение и организацию задач. Теперь ваша система полна конкретных, ориентированных на действие пунктов, которые логично организованы по категориям и ждут вашего внимания.
Напротив, вам придётся часто просматривать свои задачи и при необходимости менять приоритеты. Если новые задачи более приоритетны, чем старые, понимание относительного приоритета каждой задачи поможет вам планировать работу и менять приоритеты по мере необходимости. Для обеспечения чёткого представления информации добавьте соответствующий приоритет по каждой позиции. Наступление различных событий, изменение сроков и смена приоритетов просто неизбежны. Метод GTD — это стратегия управления временем, снискавшая популярность благодаря своей простоте и практичности. Даже если вы об этом не догадываетесь, ваш мозг постоянно работает, пусть и в фоновом режиме, перебирая и реорганизовывая предстоящие задачи, чтобы не упустить ничего важного.
Прежде чем организовывать работу, сначала необходимо зафиксировать её где-то, чтобы не держать в голове. Дэвид Аллен называет это «Входящими», независимо от используемого инструмента. Ведь любая задача, информация или напоминание (или, как это называет сам Аллен, «разное») попадает прямо во «Входящие». Но представьте, будто это не почтовый ящик, а список задач с данными, которые вам предстоит обрабатывать позднее. В поисках решения этой проблемы, Аллен начал разрабатывать свою систему управления временем, опираясь на свои наблюдения, исследования и опыт работы с клиентами. Он обнаружил, что ключевым фактором является не само управление временем, а управление ментальными ресурсами и информацией, которая буквально “забивает” голову.
Все те дела, которые занимают наши мысли каждый день, информация, которую мы стараемся удержать, и планы, которые строим в уме, Дэвид Аллен объединяет под термином “разомкнутые циклы”. По его мнению, каждый “разомкнутый цикл” — это незавершенное дело или обязательство. И когда оно “живет” в нашем сознании, а не фиксируется в системе, мы тратим на него много энергии и внимания. Основная идея ГТД состоит в том, чтобы вынести все задачи и обязательства из головы на бумагу или в электронный вид, тем самым освобождая мозг для более важных и креативных процессов. Добавьте самые важные списки задач в избранное, чтобы видеть их вверху списка в меню навигации, сразу над списком проектов.
Лучше проводить более тщательный еженедельный анализ работы, выполненной за последние несколько дней, и задач, которые предстоит выполнить на следующей неделе. Убедитесь, что не упускаете ничего важного, а при необходимости уточните приоритеты, чтобы быть готовым к работе на следующей неделе. Метод приведения дел в порядок — это лишь одна стратегия управления временем. Как и у всех прочих методов управления временем, у него есть свои плюсы и минусы. Выбираемая вами стратегия в значительной степени определяется навыками, которые вы хотите развить посредством управления временем.